Likviditetsproblem: orsaker, varningssignaler och så stärker du likviditeten

Likviditetsproblem betyder att företaget inte kan betala sina åtaganden i tid, som löner, leverantörsfakturor, moms och skatt, trots att pengarna kan finnas i obetalda kundfakturor eller i lager. Det är ett problem med när pengarna kommer, och det drabbar lönsamma företag lika väl som olönsamma. Ett företag kan ha fullt med order och en resultaträkning som ser bra ut och ändå få ont om pengar.

Vi på Finansia möter det varje vecka: företag som växer, levererar och fakturerar, och som ändå får svårt att betala lönen den 25:e eftersom kunderna betalar den 30:e. I den här guiden går vi igenom vad likviditetsproblem är, varför lönsamma företag drabbas och vilka varningssignaler som kommer i god tid. Du får också åtgärderna som stärker likviditeten i den ordning de verkar, och det du bör undvika när läget är pressat.

Vad är likviditetsproblem?

Likviditet är företagets förmåga att betala sina räkningar i tid. Likviditetsproblem är läget när den förmågan inte längre håller. Pengarna på kontot räcker inte till de betalningar som förfaller de närmaste veckorna, och varje lönedag och momsbetalning kräver planering i stället för att passera obemärkt. Hur du mäter likviditeten med nyckeltal, och var gränsen för god likviditet brukar dras, går vi igenom i vår guide om likviditet i företag. Den här guiden handlar om vad du gör när måtten pekar åt fel håll.

Det viktigaste att förstå är att likviditet och lönsamhet är två olika saker. Lönsamhet är om intäkterna över tid överstiger kostnaderna. Likviditet är om pengarna finns på kontot den dag de ska gå ut. Ett företag kan vara lönsamt och ha likviditetsproblem, eftersom intäkten uppstår när du fakturerar men pengarna kommer när kunden betalar. Ett bolag med svag lönsamhet men god likviditet kan klara sina betalningar på kort sikt, men fortsatta förluster försämrar normalt likviditeten över tid.

Den skillnaden avgör vilken åtgärd som är rätt. Ett likviditetsproblem löser du genom att flytta inbetalningar närmare i tiden eller utbetalningar längre bort. Ett lönsamhetsproblem löser du i prissättningen och kostnaderna, och det löser ingen finansiering åt dig.

Vad är dålig likviditet?

Dålig likviditet är när marginalen är borta. Företaget klarar sina betalningar, men bara om allt går som planerat: om alla kunder betalar på förfallodagen, om ingen faktura bestrids och om ingen oväntad utgift dyker upp. Betalar en enda större kund två veckor för sent blir det trångt inför nästa lön eller momsbetalning.

I praktiken betyder det att varje större betalning kräver planering. Du behöver hålla koll på vilka fakturor som kommer in före lönedagen, och leverantörsbetalningar läggs efter när pengarna finns snarare än efter förfallodagen. Det tar tid från affären, och det är den tiden en rullande planering ger tillbaka.

För aktiebolag finns också regler i aktiebolagslagen om det egna kapitalet. Hur de påverkar just ditt bolag är en fråga att ta med din redovisningskonsult i god tid.

Varför får lönsamma företag likviditetsproblem?

Orsaken är nästan alltid ett tidsglapp mellan när företaget betalar och när det får betalt. Det glappet har några vanliga källor.

Kundernas betaltider. Du betalar löner, material och underleverantörer innan eller under leveransen, och kunden betalar 30, 45 eller 60 dagar efter fakturan. Varje dag däremellan finansierar du kundens verksamhet med dina pengar.

Tillväxten. Ett växande företag binder mer pengar för varje månad. Varje ny order kräver löner och inköp nu och ger en inbetalning senare. Ju snabbare orderboken växer, desto större blir summan som väntar i kundfordringar och pågående arbete. Att lönsamma tillväxtbolag har de mest ansträngda kassorna är ingen paradox. Det är mekanik.

Säsongen. Verksamheter med tydliga toppar och dalar betalar fasta kostnader hela året medan intäkterna kommer under delar av det. Kassan bottnar i slutet av lågsäsongen, ofta samtidigt som inköpen inför högsäsongen ska göras.

Skatterna. Moms redovisar du en gång per år, varje kvartal eller varje månad beroende på hur företaget är registrerat, enligt Skatteverkets regler för momsdeklaration. Redovisar du kvartalsvis samlas tre månaders moms till en utbetalning, och den månaden ser helt annorlunda ut än de andra. Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt går varje månad, och har företaget F-skatt tillkommer preliminärskatten varje månad.

Lagret och investeringarna. Varje krona i lager eller i en maskin är en krona som inte kan betala löner. Ett stort inköp som ser rätt ut i kalkylen kan tömma kassan i just den månad kunderna betalar sent.

En enskild kund. Ju större andel av faktureringen som ligger hos en kund, desto mer hänger din likviditet på den kundens betalningsvanor. Betalar den kunden sent, eller inte alls, märks det direkt.

Branscherna skiljer sig i vilken av källorna som dominerar. Byggföretaget har material och löner ute i veckor innan beställaren godkänner en etapp och lyftplanen ger utbetalning, och en invändning mot ett tilläggsarbete kan stoppa hela fakturan. Åkeriet betalar diesel, löner och fordonskostnader löpande medan transportköparen betalar efter 45 eller 60 dagar. Konsultbolaget betalar löner den 25:e för timmar som det fakturerar månaden efter och får betalt för månaden därpå. Samma mekanik, olika branscher.

Varningssignalerna som kommer i god tid

Likviditetsproblem kommer sällan plötsligt. De annonserar sig, och den som läser signalerna får månader av handlingsutrymme i stället för dagar.

Den första signalen sitter i leverantörsbetalningarna. Att betala en leverantörsfaktura på förfallodagen är planerat och korrekt beteende. Signalen är när betalningarna börjar glida förbi förfallodagen, eller när de går iväg först när en påminnelse kommer. Sker det en gång är det en tillfällighet. Sker det tre månader i rad är det ett mönster.

Den andra sitter i kundfordringarna. Växer summan av obetalda fakturor snabbare än faktureringen betalar kunderna i genomsnitt allt senare, oavsett vad villkoren säger. Växer dessutom andelen fakturor som är mer än 30 dagar försenade har du sannolikt kunder med egna likviditetsproblem, och deras problem är på väg att bli ditt.

Den tredje sitter i det egna beteendet. Du börjar räkna på vilka fakturor som måste komma in före lönedagen, momsen får en egen plan varje kvartal, och pengarna på buffertkontot går till driften utan att komma tillbaka. Kontokrediten som var tänkt för toppar ligger fullt utnyttjad månad efter månad. Då är marginalen redan borta.

Ingen av signalerna är farlig i sig. Poängen är att de syns medan du fortfarande kan välja mellan många åtgärder. De flesta av åtgärderna nedan är både billigare och effektivare ju tidigare du sätter in dem.

Så stärker du likviditeten: åtgärderna i den ordning de verkar

Åtgärderna nedan är ordnade efter hur snabbt de ger effekt, från dagar till månader. Börja uppifrån om läget är pressat, och arbeta nedåt när du har fått andrum.

1. Fakturera vid leverans, och fakturera rätt

Varje dags fördröjning mellan leverans och faktura är en dags fördröjning i betalning, eftersom betaltiden löper från fakturadatumet. Fakturera samma dag som du levererar, och dela upp längre uppdrag i delfakturor per etapp eller per månad i stället för att vänta till slutet. Kontrollera också att fakturan innehåller allt som krävs för att kunden ska kunna betala den utan att fråga: rätt mottagare, referens, fakturanummer och förfallodag. En faktura med fel uppgifter blir lätt liggande hos kunden, även när viljan att betala finns. Vår guide om fakturans innehåll går igenom kraven.

2. Följ upp förfallna fakturor samma vecka

En faktura som passerat förfallodagen ska få en reaktion inom dagar, inte veckor. Ring först. Ett samtal ger dig information som ett kravbrev inte ger: om fakturan hamnat fel, om kunden har en invändning eller om kunden själv har ont om pengar. Skicka därefter påminnelse, och låt kravhanteringen ta vid om betalningen fortsatt uteblir. Vill du lämna bevakningen ifrån dig sköter vår kravhantering påminnelser och krav åt dig, i en ton som företräder ditt varumärke.

3. Gör kundfordringarna till pengar

Kundfordringarna är den post som går snabbast att omsätta till likvida medel medan verksamheten fortsätter som vanligt. Därför är de den snabbaste åtgärden vid ett verkligt gap. Genom fakturaköp omsätter du en tillgång du redan äger: du överlåter fakturan till oss, vi betalar ut fakturabeloppet minus avgiften, och din kund betalar oss på förfallodagen. Fordran blir likvida medel direkt i stället för om 30 eller 60 dagar, och betalningsberedskapen den månaden blir en annan.

Vid fakturaköp med regress, som är det upplägg de flesta väljer, ligger risken för att kunden inte betalar kvar hos dig. Hos oss fungerar fakturabelåning på samma sätt. Vill du även flytta den risken finns fakturaköp utan regress. Utan regress är avgiften normalt något högre, eftersom vi då tar obeståndsrisken. Du väljer själv om det gäller enstaka fakturor när ett gap uppstår eller hela faktureringen löpande, vilket vi går igenom i guiden om att sälja fakturor.

En sak att känna till: en faktura som redan förfallit eller som kunden bestrider går normalt inte att sälja via vanligt fakturaköp. Beslutet att sälja fattas därför bäst innan förfallodagen, inte efter.

4. Se över betalningsvillkoren

Mellan företag är huvudregeln 30 dagars betaltid, och längre betaltid kräver att du som säljare uttryckligen godkänt den. Har du ändå 45 eller 60 dagar i dina avtal, kanske för att en stor kund begärt det, är de värda att se över. Gå igenom villkoren kund för kund, och förhandla nya villkor när avtal förnyas. Kortare betaltid på nya avtal ger effekt när kunderna betalar de första fakturorna under de nya villkoren, alltså inom ett par månader. Vår guide om betalningsvillkor på faktura går igenom reglerna och hur du sätter villkoren.

5. Planera utbetalningarna

Utbetalningarna går sällan att minska på kort sikt, men de går ofta att flytta. Lägg skattebetalningarna i rätt månad i planeringen. Be leverantörer om längre betaltid på samma sätt som dina kunder ber dig, och skjut investeringar som kan vänta till en månad med starkare inflöde. Ser du att en skattebetalning inte kommer att gå att klara, ta kontakt med Skatteverket före förfallodagen. Alternativen är fler före än efter.

6. Håll en rullande likviditetsbudget

Likviditetsbudgeten är verktyget som visar problemet innan det uppstår. Den ställer upp väntade in- och utbetalningar månad för månad, tolv månader framåt, och visar hur mycket som finns på kontot vid varje månadsslut. Med den ser du i mars att september blir tuff, och då har du ett halvår att agera på. Uppdatera den varje månad med utfallet, så att den alltid visar tolv månader framåt. Vår mall för likviditetsbudget gör uträkningen och flyttar kundinbetalningarna efter betaltiden.

7. Bygg en buffert

När läget är stabilt är bufferten det som gör att nästa sena kund blir en irritation i stället för ett problem. En vanlig utgångspunkt är en månads fasta kostnader på ett eget konto. Det viktiga är regeln att du bara använder bufferten för toppar och fyller på den direkt efteråt. Bufferten är den sista åtgärden i ordningen eftersom den kräver ett överskott att bygga av, men den är den som ger mest lugn när den finns.

Vad du bör undvika när kassan är pressad

Några vägar ser ut som lösningar men förvärrar läget.

Att sluta betala leverantörer utan dialog. Leverantörerna läser dina betalningsmönster lika noga som du läser dina kunders, och en leverantör som förlorar förtroendet stramar åt villkoren precis när du behöver dem som mest. Ring och kom överens om en betalplan i stället för att låta fakturan ligga.

Att låta skatten vänta. En skattebetalning som uteblir får konsekvenser snabbare än en försenad leverantörsfaktura, och utrymmet för dialog är större före förfallodagen än efter. Ta kontakt med Skatteverket i god tid om det inte går ihop.

Att ta snabba och dyra krediter för att täcka ett strukturellt gap. En kredit som täcker ett tillfälligt gap är rätt verktyg. En kredit som täcker samma gap varje månad är ett tecken på att problemet sitter i betaltiderna eller i lönsamheten, och då ska det lösas där.

Att vänta med att sälja fakturor tills de förfallit. Då är möjligheten borta, eftersom en förfallen fordran har en känd betalningsproblematik och normalt inte går att sälja via vanligt fakturaköp. Den som använder fakturaköp som en del av sin planering säljer fakturorna samma dag som fakturorna går ut, inte när de blivit ett problem.

Vi väljer aktivt

Vi köper inte varje faktura vi får se. Bakom varje affär finns en manuell kreditbedömning, gjord av en handläggare som läser underlaget, och ibland blir svaret nej. En förfallen faktura, en bestriden faktura eller en motpart med känd betalningsproblematik är fordringar vi normalt säger nej till. Det svaret är värt mer för dig än ett ja som visar sig villkorat när du behöver pengarna.

Det urvalet är också vad som gör att de företag som blir kunder får samma kontaktperson år efter år. Det ger också en professionell ton i varje kontakt med deras kunder. Du hittar oss i Finansinspektionens företagsregister, där vi är registrerade.

Vill du veta hur dina kundfordringar skulle påverka din kassa tar du med dig en lista över dina öppna fakturor när du blir kund. Din kontaktperson går igenom den tillsammans med dig, med utgångspunkt i hur ni fakturerar i dag och vilka betaltider era kunder har.

Vanliga frågor om likviditetsproblem

Vad är likviditetsproblem?

Likviditetsproblem betyder att företaget inte kan betala sina åtaganden i tid, som löner, leverantörsfakturor, moms och skatt. Pengarna kan ändå finnas, i obetalda kundfakturor eller i lager. Det är ett problem med när pengarna kommer, inte nödvändigtvis med om verksamheten är lönsam.

Vad är dålig likviditet?

Dålig likviditet är när pengarna på kontot inte räcker till de betalningar som förfaller den närmaste tiden. Varje lönedag och momsbetalning kräver planering. Det finns ingen marginal för en kund som betalar sent.

Kan ett lönsamt företag få likviditetsproblem?

Ja, och det är vanligt i växande företag. Varje ny order kräver löner och material innan kunden betalar, så ju snabbare företaget växer, desto mer pengar binds i kundfordringar och pågående arbete. Lönsamheten finns på pappret medan kassan är tom.

Vilka åtgärder ger effekt först vid likviditetsproblem?

Snabbast verkar åtgärder på kundfordringarna. Fakturera direkt vid leverans, följ upp förfallna fakturor samma vecka och sälj fakturor med lång betaltid genom fakturaköp, så att fordran blir likvida medel direkt. Kortare betalningsvillkor och en likviditetsbudget ger effekt på några månaders sikt.

Hur undviker man likviditetsproblem?

Håll en rullande likviditetsbudget och sätt betalningsvillkor du klarar att vänta ut. Fakturera direkt, följ upp förfallodagar varje vecka och bygg en buffert, till exempel motsvarande en månads fasta kostnader. Läs dessutom reskontran som en varningssignal och agera när kunder börjar betala efter förfallodagen.

Hur stärker ett byggföretag likviditeten?

Fakturera per godkänd etapp i stället för allt vid slutbesiktning. Se till att beställaren godkänner tilläggsarbeten skriftligt innan du utför dem. Sälj fakturor för godkända etapper när materialinköp och löner ligger långt före beställarens betalning.

Hur stärker ett åkeri likviditeten?

Fakturera varje uppdrag direkt när det är utfört och förhandla betaltiden med de största transportköparna. Sälj fakturor med lång betaltid, eftersom du betalar diesel, löner och fordonskostnader veckor innan kunden betalar.

Hur stärker ett konsultbolag likviditeten?

Fakturera månadsvis eller per delleverans i stället för vid projektslut, och håll betaltiden nära 30 dagar. Sälj fakturor när lönerna ligger före arvodena, så att löneutbetalningen inte hänger på en enskild kunds betalning.

Om Finansia

Att stärka likviditeten i växande företag är det vi arbetar med. Sedan 2012 köper och finansierar vi kundfakturor som svenskt factoringbolag, med säte i Karlskrona och registrerat hos Finansinspektionen. Vi är utnämnda till Di Gasell-företag tre år i rad och har 4,7 av 5 i betyg på Trustpilot, där kunderna ofta nämner sin personliga kontaktperson vid namn.

Hur fakturaköp och övriga poster ska redovisas i din bokföring är en fråga för din redovisningskonsult.