Allt om fakturan

Allt om fakturan

En faktura – vad ska den innehålla?

Det är såklart väldigt viktigt att en faktura blir rätt. Vi frågar helt enkelt lagen. Mervärdesskattelagen berättar vilka uppgifter en faktura måste innehålla och vi fyller på med resten. Det finns egentligen två typer av fakturor; en fullständig faktura och en förenklad faktura. Men eftersom den fullständiga fakturan är vad som anses vara en vanlig faktura är det den vi fokuserar på.

Vi beskriver vad som måste finnas med på en faktura och vad man ska tänka på vid specifika situationer så som RUT och ROT.

Fullständig faktura – detta måste den innehålla

För att skicka en godkänd faktura behöver du ha med detta. Givetvis finns det undantag som du kan bortse ifrån om du inte uppfyller kraven. Som när du fakturerar en privatperson – då behöver du inte ha med momsregistreringsnummer till mottagaren.

Det finns ett par extra tillägg som endast är aktuella vid mer specifika undantag. Dessa hittar du på skatteverket.se där även denna information är hämtad ifrån.

Viktigt att tänka på

  1. Vid RUT/ROT måste personnumret på mottagaren specificeras
  2. Vid ROT måste fastighetsbeteckning för mottagaren specificeras
  3. Fakturanummer och nummerföljd. Om din senaste faktura fick nummer 1001 måste nästa få nummer 1002.
  4. Omvänd byggmoms – byggfirmor sinsemellan behöver specificera på fakturan om mottagaren ska betala momsen.

1.
Datum

Datum då fakturan skapades eller då den godkändes av mottagaren

2.
Förfallodatum

Dagen då du vill att betalningen ska senast vara på ditt konto. Många förväxlar detta för dagen då man senast måste betala. Det kan vara bra att förtydliga med ”Oss tillhanda” eller liknande.

3.
Belopp att betala inklusive moms

Detta belopp måste såklart presenteras tydligt på fakturan. Det ska inte råda några missförstånd kring vilket belopp som ska betalas. Det är alltid beloppet inklusive moms som gäller.

4.
Belopp att betala exklusive moms

Det kan vara klokt att presentera detta tillsammans med momsbeloppet och momssats.

5.
Belopp för moms

Summan gånger momssatsen

6.
Eventuell rabatt

Har kunden fått ett avdrag för en tjänst eller produkt måste detta framgå tillsammans med dina produkter eller tjänster.

7.
Fakturanummer

Även kallat löpnummer. Du väljer själv vilka nummer och nummerserier dina fakturor ska ha men du måste ha ett unikt nummer för varje faktura. Alltid.

8.
Momsregistreringsnummer för avsändare

I Sverige ser formatet ut så här: SE-ditt organisationsnummer-01. Exempelvis: SE123456789001

9.
Momsregistreringsnummer för mottagare

Men bara om mottagaren är skattskyldig för köpet.

10.
Avsändarens namn och adress

Den adress du kan ta emot post på ifall mottagaren behöver kontakta dig via brev.

11.
Mottagarens namn och adress

Här är det viktigt att det framgår tydligt vem som är mottagare och vilken adress som är registrerat till företaget eller privatpersonen.

12.
Beskrivning av produkt eller tjänst

Den vara eller tjänst du levererat till din kund. Att vara så tydlig som möjligt kan bespara både dig och din kund från onödiga samtal om vad fakturan innehåller.

13.
Beskrivning av antal eller tid

För produkten eller tjänsten. Ska du fakturera för flera antal av samma sak eller flera timmar – glöm inte att specificera vilket pris det är per timme och per styck.

14.
Datum för leverans

Av din produkt eller din tjänst.

15.
Momssats

25%, 12%, 6% eller 0%. Det är allra vanligast att använda 25%. 12% används för exempelvis livsmedel, restauranger och hotell medan 6% gäller för resor och de flesta kulturevenemang. 0% moms används nästan bara för fakturering mellan hantverkare och vid kravavgifter.

Vanliga frågor om fakturan

Kan jag lägga på en påminnelseavgift?

Ja, om du och din kund avtalat om det. Annars har du faktiskt inte rätt att ta ut en avgift. Vårt tips är att alltid ha med det i dina villkor. Har du inte avtalat med din kund om att ta ut påminnelseavgift har du ändå rätt att skicka en påminnelse och ta ut ränta enligt räntelagen. Du kan enkelt räkna ut räntan på Kronofogdens hemsida

Avgift och innehåll

Har du avtalat med din kund så är det just nu (2019) max 60 kr du får ta ut i påminnelseavgift. Avgiften är inte heller belagd med moms.

När du skickar ut en påminnelsefaktura måste inte originalfakturan skickas med. Men det underlättar helt klart för din kund om du gör det. Oavsett så ska det tydligt framgå vilken faktura påminnelsen avser (fakturanummer och belopp).

Hur gör jag om jag inte får betalt?

Det är viktigt att du agerar snabbt. Ett vänligt samtal med en påminnelse till din kund gör oftast susen. Om inte så är nästa steg att skicka ut en påminnelsefaktura.

Inkasso och Kronofogdemyndigheten

Om du fortfarande inte fått betalt efter samtal eller påminnelsefaktura är nästa steg att skicka ärendet på inkasso. Det finns ett par kostnadsfria alternativ (bland annat om du fakturerar via oss på Finansia).
Det sista steget är att vända sig till Kronofogden. Har du fakturerat via oss eller via någon annan tjänst hanteras detta åt dig. Annars fyller du i en blankett om betalningsföreläggande. Blanketten hittar du här

Vilken förfallodag ska jag sätta?

Har du och din kund inte avtalat om en specifik betaltid finns det egentligen inga regler. Vi rekommenderar 30 dagar. Datumet räknas från fakturadatumet. Fakturerar du en privatperson kan du sätta kortare betaltid  – förslagsvis 20 dagar. Praxis för företag är 30 dagar.

Måste jag skicka fakturan via vanlig post?

Nej, det måste du inte. Men var gärna tydlig mot din kund på vilket sätt fakturan kommer. Så att den inte missas.

Måste det finnas med ett inbetalningskort på fakturan?

Nej då, det måste det inte. Av alla som använder internet idag är det minst 95% som betalar räkningar via nätet.

Vad menas med en förenklad faktura?

Enkelt sammanfattat är en förenklad faktura likställt ett kvitto. Du kan skicka en förenklad faktura om beloppet inte överstiger 2000 kr (inklusive mervärdesskatt), om du inom ditt område inte har möjlighet att ange det som krävs för en fullständig faktura eller om fakturan är en kreditnota.