Likviditetsbudget: guide med gratis mall att ladda ner

En likviditetsbudget är en plan över företagets in- och utbetalningar, månad för månad, som visar hur mycket pengar som finns på kontot vid varje månadsslut. Den ställer en fråga som resultatbudgeten aldrig ställer: räcker pengarna när lönerna, momsen och leverantörsfakturorna ska betalas? Ett bolag kan visa vinst och ändå stå utan pengar en enskild månad, och det är just de månaderna budgeten är till för att hitta i förväg.

Vi på Finansia arbetar varje dag med företag vars pengar ligger bundna i kundfakturor. Det har lärt oss att tajmingen mellan in- och utbetalningar går att planera. I den här guiden går vi igenom vad en likviditetsbudget är, hur den skiljer sig från resultatbudgeten, vad den ska innehålla, hur du gör en steg för steg och hur du använder vår mall, som du hämtar gratis här nedanför.

Ladda ner vår mall för likviditetsbudget, med ifyllt exempel

Mallen för likviditetsbudget är en Excel-fil med tre flikar. Fliken Instruktioner förklarar hur du fyller i den. Fliken Likviditetsbudget är tom och klar att använda, med tolv rullande månader där startmånaden styr rubrikerna. Fliken Exempel visar ett ifyllt fiktivt konsultbolag, så att du ser hur en färdig budget ser ut och var siffrorna hamnar. Vill du bara titta på ett exempel på likviditetsbudget innan du gör din egen räcker den fliken.

Mallen räknar själv. Du fyller i vad du planerar att fakturera varje månad och vilken betaltid dina kunder har, och mallen flyttar inbetalningen framåt i tiden: 30 dagars betaltid betyder att oktobers fakturering blir en inbetalning i november. Mallen hämtar ingående saldo från föregående månads utgående saldo, och raden Marginal mot kassabuffert blir röd de månader kassan hamnar under den buffert du själv anger. Du kan öppna filen i Excel, Numbers och Google Kalkylark, och du hämtar den genom att fylla i din e-postadress i formuläret.

Vad är en likviditetsbudget?

Likviditet är företagets förmåga att betala sina räkningar i tid, och likviditetsbudgeten är verktyget som visar om den förmågan håller under de kommande månaderna. Hur du mäter läget just nu, med nyckeltal som kassalikviditet och balanslikviditet, går vi igenom i vår guide om likviditet i företag. Budgeten tar vid där nyckeltalen slutar. Den blickar framåt. På engelska kallas den cash flow forecast eller cash budget, och det är samma uppställning oavsett språk.

Uppställningen är alltid densamma. Du utgår från pengarna som finns på kontot när perioden börjar, lägger till de inbetalningar du väntar dig och drar bort de utbetalningar du vet kommer. Det som blir kvar är utgående likvida medel, och det beloppet blir nästa månads ingående saldo. Så rullar budgeten vidare, månad för månad, och varje månadsslut visar om kassan växer eller krymper.

Det som gör budgeten värdefull är att den arbetar med betalningsdagar i stället för fakturadatum. En faktura du skickar den 28 oktober med 30 dagars betaltid är en intäkt i oktober men en inbetalning i november, och lönen för oktober betalar du i oktober. Den förskjutningen är hela poängen. För nästa månad går den kanske att hålla i huvudet. Budgeten ger dig den svart på vitt för de kommande tolv månaderna, och därmed överblick över kassan i god tid.

Vad är skillnaden mellan resultatbudget och likviditetsbudget?

Resultatbudgeten visar om verksamheten är lönsam: intäkter minus kostnader under en period, oavsett när pengarna faktiskt rör sig. Likviditetsbudgeten visar när pengarna rör sig, oavsett vilken period intäkten eller kostnaden tillhör. Båda behövs, och de svarar på olika frågor.

Ett exempel gör skillnaden tydlig. Ett konsultbolag fakturerar 900 000 kronor i december med 30 dagars betaltid. I resultatbudgeten är december en stark månad. I likviditetsbudgeten är december en månad utan kundinbetalningar från decemberjobben, medan löner, hyra och skatt löper som vanligt. Pengarna kommer i januari. Har bolaget dessutom haft en svag november blir december den månad kassan bottnar, och det syns bara i likviditetsbudgeten.

Samma sak gäller åt andra hållet. En investering på 95 000 kronor i datorer och utrustning sprids i resultatet som avskrivningar över flera år, men lämnar kontot med hela beloppet den månad du betalar. Moms är ett annat exempel. Den är ingen kostnad i resultatbudgeten, men den passerar kontot och kan vara en av månadens största utbetalningar. Hur posterna ska redovisas i din bokföring är en fråga för din redovisningskonsult. Likviditetsbudgeten handlar bara om när pengarna faktiskt rör sig.

Vad ska en likviditetsbudget innehålla?

En likviditetsbudget består av fem delar, och ordningen är alltid densamma.

Ingående likvida medel. Saldot på företagets konton den första dagen i månaden. För månad ett fyller du i det själv, därefter hämtar mallen värdet från föregående månad.

Inbetalningar. För ett företag som säljer på faktura är kundinbetalningarna den största posten, och den som är svårast att tidsätta. Räkna med när kunderna faktiskt betalar, inte när du fakturerar. Lägg till övriga inbetalningar, till exempel bidrag eller försäljning av inventarier, och eventuellt tillskott från ägarna.

Utbetalningar. Leverantörsfakturor, löner, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt, moms, preliminärskatt (F-skatt), hyra, övriga rörelsekostnader, räntor och amorteringar samt investeringar. Ju finare du delar upp posterna, desto lättare blir det att se var en avvikelse uppstår.

Nettokassaflöde. Inbetalningar minus utbetalningar för månaden. Ett negativt tal är inget larm i sig, eftersom en månad med stor momsbetalning eller en investering ofta blir negativ. Larmet är när flera månader i rad blir negativa och du inte har planerat för det.

Utgående likvida medel. Ingående saldo plus nettokassaflöde. Det är den här raden du läser av, och det är den som ska ligga över din kassabuffert varje månad.

Skatterna förtjänar en egen kommentar, eftersom de är stora och kommer på fasta datum, oberoende av när kunderna betalar. Momsen redovisar du en gång per år, varje kvartal eller varje månad, beroende på hur företaget är registrerat, enligt Skatteverkets regler för momsdeklaration. Redovisar du kvartalsvis betalar du tre månaders moms i en enda utbetalning, och den månaden ser helt annorlunda ut än de två föregående. Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt redovisar och betalar du månaden efter att lönen betalats ut. Har företaget F-skatt tillkommer preliminärskatten, som betalas in varje månad. Lägg alla skattebetalningar i den månad de faktiskt dras från kontot.

Hur gör man en likviditetsbudget? Steg för steg

Så här går du tillväga med vår mall. Räkna med en timme första gången och en kvart per månad därefter.

1. Bestäm period och startpunkt

Välj startmånad och fyll i saldot på företagets konton den första dagen i den månaden. Tolv månader framåt är en bra horisont: tillräckligt långt för att fånga säsong, semesterlöner och årets alla skattedatum, tillräckligt kort för att siffrorna ska vara meningsfulla.

2. Fyll i faktureringen och betaltiden

Ange hur mycket du planerar att fakturera varje månad, inklusive moms, och vilken genomsnittlig betaltid dina kunder har. Mallen flyttar inbetalningen till rätt månad. Har du fakturor ute redan när budgeten börjar lägger du in dem på raden för fordringar som finns vid start, i den månad du väntar dig betalning.

Vilken betaltid du kan räkna med styrs av villkoren du sätter och av hur kunderna faktiskt sköter sig. Mellan företag är huvudregeln 30 dagar, och längre betaltid kräver att du som säljare uttryckligen godkänt den. Vad reglerna säger och hur du sätter villkoren går vi igenom i guiden om betalningsvillkor på faktura.

3. Lägg in utbetalningarna rad för rad

Börja med de fasta posterna: löner, hyra, avtal och amorteringar. Fortsätt med leverantörsfakturorna, som du kan uppskatta från de senaste månadernas utfall. Lägg sedan in skatterna i rätt månad och sist engångsposterna, som investeringar, semesterlöner och försäkringspremier som du betalar en gång om året.

4. Sätt en kassabuffert

Ange det lägsta belopp du vill ha på kontot vid varje månadsslut. En vanlig utgångspunkt är en månads fasta kostnader. Mallen markerar varje månad där utgående saldo ligger under bufferten, och det är de månaderna resten av arbetet handlar om.

5. Läs av och åtgärda i tid

Titta på raden Marginal mot kassabuffert. Blir en månad röd har du månader på dig att göra något åt det, och det är hela skillnaden mot att upptäcka läget när lönerna ska betalas. Vilka åtgärder som finns går vi igenom längre ned.

6. Uppdatera varje månad

När en månad är avslutad jämför du utfallet med budgeten och flyttar sedan budgeten ett steg framåt: kopiera de ifyllda siffrorna en kolumn åt vänster, fyll i den nya sista månaden och flytta startmånaden en månad framåt. Då har du alltid tolv månader framför dig, och du ser samtidigt hur väl dina antaganden träffade. Skillnaden mellan budget och utfall är ofta den mest lärorika siffran i hela bladet.

Likviditetsbudget, likviditetsprognos eller likviditetsplanering?

Många använder orden som synonymer, men det finns en skillnad värd att hålla isär. Budgeten är planen du sätter för året, kopplad till resultatbudgeten och till de mål du har för verksamheten. Prognosen är den löpande uppdateringen, där du ersätter plan med utfall och justerar antagandena efter det du vet i dag.

I praktiken glider den ena över i den andra. En likviditetsbudget som du uppdaterar varje månad med faktiska siffror är en likviditetsprognos, och det är så vår mall är tänkt att användas. Rullande tolv månader, där varje avslutad månad ger dig ett facit och en ny månad i slutet. Det viktiga är att arbetet blir en rutin och att bladet är levande, snarare än vad du kallar det.

Likviditetsplanering är samlingsordet för hela det arbetet: att lägga budgeten, följa upp den mot utfallet och agera på det den visar. Budgeten och prognosen är verktygen. Planeringen är rutinen som håller ihop dem, och det är rutinen som avgör om verktygen gör någon nytta.

Betaltiden är posten som avgör mest

Om du bara får påverka en enda siffra i budgeten, välj betaltiden. Löner, hyra och skatt har fasta datum, och leverantörerna vill ha betalt på förfallodagen. Kundfordringarna däremot är pengar du redan tjänat, som väntar på ett datum.

Prova själv i mallen. Ändra betaltiden från 30 till 60 dagar och se vad som händer med utgående saldo. För det fiktiva bolaget i exempelfliken, som fakturerar mellan en halv och en dryg miljon kronor i månaden, är skillnaden att ytterligare en hel månads fakturering ligger som obetalda fakturor i stället för på kontot. Det är den mekaniken som gör att växande bolag får ont om pengar mitt i sin bästa period. Varje ny order binder löner och material i veckor innan kunden betalar, och ju längre betaltiden är, desto större blir gapet. Ändrar du betaltiden i din egen budget, se också över raden för fordringar som finns vid start.

Här finns också det utrymme där vi kan hjälpa till. Vid fakturaköp överlåter du fakturan till oss och omsätter en tillgång du redan äger. Vi betalar ut fakturabeloppet minus avgiften, och din kund betalar till oss på förfallodagen. De flesta av våra kunder väljer fakturaköp med regress, där risken för att kunden inte betalar ligger kvar hos dig. Vill du även flytta den risken finns fakturaköp utan regress, och hos oss fungerar fakturabelåning på samma sätt som fakturaköp med regress. Hur uppläggen skiljer sig och vad du bör välja går vi igenom i guiden om att sälja fakturor.

I likviditetsbudgeten syns effekten direkt. Kundinbetalningen flyttar från november till oktober, och raden för utgående likvida medel stiger med samma belopp minus avgiften, så att betalningsberedskapen den månaden blir en annan. För de flesta av våra kunder ligger avgiften runt 2 procent av fakturabeloppet, plus 25 procent moms som är avdragsgill som ingående moms. Nivån styrs av den volym vi avtalar om och av betaltiden på fakturorna. Vid en provision på 2 procent kostar en faktura på 100 000 kronor alltså 2 000 kronor i avgift, och du får 98 000 kronor utbetalt vid fakturaköp med regress. Utan regress tar vi obeståndsrisken, och avgiften blir därför normalt något högre. Läs mer om hur upplägget ser ut på vår sida om fakturaköp.

Om det är rätt väg beror på vad budgeten visar. Ett tillfälligt gap i en enskild månad kan en buffert täcka. Ett återkommande gap varje månad, för att betaltiderna i din bransch är långa, är ett strukturellt läge där fakturaköp gör störst nytta. Budgeten visar vilket av lägena du är i, och det är därför den bör finnas på plats innan du fattar beslutet.

När budgeten visar rött

En röd månad i mallen är information. Den säger att utgående saldo ligger under den buffert du valt, och den säger det i god tid. Så här läser du den.

Börja med att kontrollera antagandena. Har du lagt kundinbetalningarna i rätt månad, eller har du räknat med att kunderna betalar på förfallodagen när de i praktiken betalar en vecka senare? Har alla skattedatum kommit med? Oftast ligger förklaringen i inbetalningarna.

Titta sedan på vilka utbetalningar som går att flytta. Investeringar och större inköp kan ofta vänta en månad. Leverantörsfakturor betalar du på förfallodagen, varken tidigare eller senare. Att betala på förfallodagen är planerat och korrekt beteende, och det är först när betalningarna börjar glida förbi den som något är fel.

Se till sist på inbetalningssidan. Kortare betaltid på nya avtal, en tydligare påminnelserutin och fakturaköp av de fakturor som binder mest pengar är de åtgärder som ger effekt snabbast. Behöver du frigöra pengarna redan i den röda månaden är det kundfordringarna du ska titta på, för det är den post som går snabbast att omsätta till likvida medel medan verksamheten fortsätter som vanligt.

Och glöm inte lönsamheten. Svag lönsamhet med god likviditet kan räcka för att klara betalningarna på kort sikt, men fortsatta förluster försämrar normalt likviditeten över tid. Visar budgeten röda månader som återkommer varje år, oberoende av säsong och skattedatum, är det resultatet som behöver ses över och inte tajmingen. Då är likviditetsbudgeten den som ställer diagnosen, medan behandlingen ligger i resultatbudgeten och i prissättningen.

Vi väljer aktivt

Alla fakturor passar inte för fakturaköp, och ibland säger vi nej. Varje beslut fattas efter en manuell kreditbedömning. Urvalet är det som ger våra kunder samma kontaktperson över tid och en professionell ton mot deras egna kunder, eftersom vi bara tar in fordringar vi kan stå bakom.

För dig som gör din likviditetsbudget betyder det att svaret du får från oss går att planera efter. Säger vi ja till en fordran betalar vi ut den, vid fakturaköp med regress med målet inom 24 timmar, så att du vet när pengarna kommer. Vi är registrerade hos Finansinspektionen och finns i Finansinspektionens företagsregister.

Vill du veta hur dina kundfordringar skulle påverka din budget tar du med dig bladet när du blir kund. Din kontaktperson går igenom det tillsammans med dig, med utgångspunkt i hur ni fakturerar i dag.

Vanliga frågor om likviditetsbudget

Vad är en likviditetsbudget?

En likviditetsbudget är en plan över företagets in- och utbetalningar per månad som visar hur mycket pengar som finns på kontot vid varje månadsslut. Den visar när pengarna faktiskt rör sig, till skillnad från resultatbudgeten som visar intäkter och kostnader.

Vad är skillnaden mellan resultatbudget och likviditetsbudget?

Resultatbudgeten visar om verksamheten är lönsam under en period, oavsett när pengarna betalas. Likviditetsbudgeten visar när pengarna kommer in på och lämnar kontot. Ett företag kan visa vinst i resultatbudgeten och ändå sakna pengar en enskild månad.

Hur gör man en likviditetsbudget?

Utgå från saldot på kontot vid periodens början, lägg till väntade inbetalningar och dra bort planerade utbetalningar månad för månad. Utgående saldo blir nästa månads ingående saldo. Vår gratis mall gör uträkningen och flyttar kundinbetalningarna efter betaltiden.

Vad ska en likviditetsbudget innehålla?

Ingående likvida medel, inbetalningar uppdelade på kundinbetalningar och övrigt, utbetalningar rad för rad med löner, skatter, moms, hyra, leverantörer och investeringar, samt nettokassaflöde och utgående likvida medel per månad.

Hur lång period ska en likviditetsbudget täcka?

Tolv månader framåt är en bra horisont. Den fångar säsongsvariationer, semesterlöner och årets skattedatum. Uppdatera budgeten varje månad med utfallet, flytta den ett steg framåt och fyll i en ny sista månad, så har du alltid tolv månader framför dig.

Vad är likviditetsplanering?

Likviditetsplanering är arbetet med att planera och följa upp företagets in- och utbetalningar så att pengarna räcker när räkningarna ska betalas. Likviditetsbudgeten är planen, likviditetsprognosen är den löpande uppdateringen med utfall, och planeringen är rutinen som håller ihop dem.

Vad är ingående likvida medel?

Ingående likvida medel är pengarna på företagets konton den första dagen i perioden. I en likviditetsbudget är månadens ingående likvida medel alltid lika med föregående månads utgående likvida medel.

Hur påverkar betaltiden likviditetsbudgeten?

Betaltiden avgör i vilken månad kundinbetalningen hamnar. Med 30 dagars betaltid blir oktobers fakturering en inbetalning i november. Längre betaltid binder mer pengar i obetalda fakturor. Genom fakturaköp flyttar du inbetalningen till samma månad som faktureringen.

Om Finansia

Mallen i den här guiden är framtagen av oss på Finansia, för företag som säljer på faktura. Vi är ett svenskt factoringbolag, verksamt sedan 2012, med säte i Karlskrona och registrerat hos Finansinspektionen. Di Gasell-företag har vi blivit tre år i rad, och på Trustpilot har vi betyget 4,7 av 5, där kunderna ofta nämner sin personliga kontaktperson vid namn.

Hur fakturaköp och övriga poster redovisas i bokföringen stämmer du av med din redovisningskonsult.