Kundreskontra: vad det är, vad den innehåller och hur du sköter den

Kundreskontra är företagets förteckning över alla kundfakturor: vilka som är skickade, vilka som är betalda, vilka som är obetalda och vilka som har passerat förfallodagen. För varje faktura står belopp, datum och förfallodag, och för varje kund står uppgifterna som behövs för att fakturera rätt. Reskontran är med andra ord listan över pengar som är dina men som ännu inte finns på kontot.

Vi på Finansia arbetar med kundreskontror varje dag, eftersom det är där våra kunders fakturor kommer ifrån. I den här guiden går vi igenom vad kundreskontra betyder, hur den skiljer sig från leverantörsreskontran, om du måste ha en, hur den fungerar steg för steg, vilka arbetsuppgifter som ingår och vad den berättar om företagets kassa.

Vad menas med kundreskontra?

Kundreskontran är en sidoordnad del av bokföringen. Huvudboken visar företagets kundfordringar som en klumpsumma, medan reskontran visar vad summan består av: vilka kunder, vilka fakturor och vilka belopp. När en kund betalar minskar både klumpsumman i huvudboken och den enskilda posten i reskontran, och det är avstämningen mellan de två som visar att allt stämmer.

För varje faktura innehåller reskontran normalt kundens namn eller kundnummer, fakturanummer, fakturadatum, förfallodag, belopp inklusive moms, eventuell betalningsreferens och status. Statusen är den uppgift du läser oftast: skickad, delbetald, betald eller förfallen. För varje kund innehåller reskontran dessutom faktureringsadress, referensperson, betalningsvillkor och ofta en historik över hur kunden betalat tidigare.

Reskontran förs normalt i ett bokförings- eller faktureringsprogram. Programmet skapar posten automatiskt när du skickar fakturan och stänger den när inbetalningen matchar fakturanumret eller OCR-numret. Ett litet företag med få fakturor kan klara sig med ett kalkylblad. Principen är densamma: varje faktura ska gå att följa från utskick till betalning.

Vad betyder ordet reskontra?

Ordet kommer från italienskans riscontro, som betyder avstämning eller kollationering, alltså att jämföra två uppställningar med varandra. Det är en träffande beskrivning av vad reskontran gör. Den finns för att du ska kunna stämma av det du fakturerat mot det som faktiskt kommit in, och hitta varje faktura som ligger kvar däremellan.

Reskontra är också ett samlingsord. Kundreskontran är den vanligaste, men samma princip gäller för leverantörer, för anställda i en lönereskontra och i större organisationer för projekt eller avdelningar. Gemensamt är att reskontran bryter ner en totalsumma i bokföringen till de enskilda poster som bygger upp den.

Vad är skillnaden mellan kundreskontra och leverantörsreskontra?

Kundreskontran visar pengar som kunderna är skyldiga dig. Leverantörsreskontran visar pengar du är skyldig dina leverantörer. Den ena är listan över dina skickade fakturor, den andra listan över dina mottagna. På engelska heter de accounts receivable och accounts payable, ofta förkortade AR och AP.

De två reskontrorna är varandras spegelbilder, och tillsammans styr de företagets kassa. Kundreskontran avgör när pengar kommer in, leverantörsreskontran när pengar går ut. När du gör en likviditetsbudget är det ur de här två listorna du hämtar de närmaste månadernas inbetalningar och utbetalningar, och det är därför en välskött reskontra är förutsättningen för en budget som stämmer.

Skillnaden i praktiken är vem som styr tidpunkten. Leverantörsfakturorna betalar du på förfallodagen, och det datumet känner du till i förväg. Kundfakturan betalar kunden när det passar kunden, och det datumet styr du bara indirekt, genom villkoren du sätter och genom hur du följer upp dem. Det är den asymmetrin som gör kundreskontran till den mer krävande av de två.

Måste man ha en kundreskontra?

Den som driver näringsverksamhet är bokföringsskyldig. Alla affärshändelser ska bokföras löpande, och till varje bokföringspost ska det finnas en verifikation, till exempel en faktura, enligt Skatteverkets vägledning om bokföring och bokslut. Varje faktura du skickar är en sådan affärshändelse, och varje inbetalning en till.

Det betyder att alla företag som fakturerar i praktiken har en kundreskontra, oavsett vad de kallar den. Frågan är bara hur ordnad den är. Ett bokföringsprogram för den automatiskt. En enskild firma med tio fakturor om året kan föra den i en lista. Vad som krävs formellt av just din bokföring, och hur reskontran ska stämmas av mot den, är en fråga för din redovisningskonsult.

Det finns också ett skäl bortom reglerna. Reskontran är där du ser vilka kunder som betalar i tid och vilka som inte gör det. Utan den upptäcker du sena betalningar först när kassan är tom, och då är handlingsutrymmet redan litet.

Så fungerar kundreskontran steg för steg

Flödet är detsamma i ett stort bokföringssystem och i ett kalkylblad. Skillnaden är hur mycket som sker automatiskt.

1. Skapa och registrera fakturan

När du skickar en faktura får den ett unikt fakturanummer, ett datum och en förfallodag, och posten hamnar i reskontran med status skickad. Vilka uppgifter fakturan måste innehålla för att vara giltig går vi igenom i vår guide om fakturans innehåll. En korrekt faktura från början gör resten av flödet friktionsfritt, eftersom en faktura med fel referens, fel adress eller ett belopp kunden inte känner igen lätt blir liggande.

2. Bevaka förfallodagen

Mellan utskick och förfallodag händer ingenting i reskontran, men det är nu du vet hur mycket som ska komma in och när. Mellan företag gäller 30 dagars betaltid som huvudregel, och längre betaltid förutsätter att du som säljare uttryckligen har godkänt den. Hur du sätter villkoren och vad reglerna säger går vi igenom i guiden om betalningsvillkor på faktura.

3. Matcha inbetalningen mot fakturan

När pengarna kommer in ska betalningen hamna på rätt faktura. Med OCR-nummer eller fakturanummer som referens sköter programmet det automatiskt. Saknas referensen får någon leta upp vilken faktura beloppet avser, och det är här delbetalningar, avrundningar och kunder som betalar flera fakturor i en klumpsumma skapar arbete. En matchad faktura får status betald och lämnar listan över öppna poster.

4. Stäm av reskontran mot bokföringen

Summan av de öppna posterna i reskontran ska vara lika med kundfordringarna i huvudboken. Stämmer de inte har någon bokfört en betalning på fel konto, registrerat en faktura dubbelt eller missat en kreditering. Avstämningen gör du normalt vid varje månadsslut, och din redovisningskonsult avgör hur du dokumenterar den i din bokföring.

5. Påminn när förfallodagen passerat

En faktura som inte är betald dagen efter förfallodagen byter status till förfallen. Här börjar det arbete som skiljer en välskött reskontra från en eftersatt: någon ska kontakta kunden, i rätt ton och i rätt tid. Börja gärna med ett samtal, eftersom det snabbt visar om fakturan hamnat fel hos kunden.

6. Krav och avslut

Betalar kunden inte trots påminnelse tar kravhanteringen vid, med inkassokrav och i sista hand ansökan hos Kronofogden. Först när fakturan är betald, krediterad eller avskriven stänger du posten i reskontran. Varje faktura ska alltså kunna följas från steg ett till ett tydligt avslut, och det är just den spårbarheten som gör reskontran till det underlag den är.

Vilka arbetsuppgifter ingår i kundreskontran?

Arbetet med kundreskontran är vardagsadministration som sällan syns men alltid märks när den blir liggande. De återkommande uppgifterna:

Registrera nya fakturor och kontrollera att uppgifterna stämmer innan de går ut.

Matcha inbetalningar mot rätt faktura, varje bankdag.

Bevaka förfallodagar och ha koll på vad som väntas in de närmaste veckorna.

Skicka påminnelser och följa upp dem med telefon när det behövs.

Svara på kundernas frågor om fakturor, referenser och belopp.

Rätta fel och skapa kreditfakturor när något blivit fel.

Stämma av reskontran mot bokföringen vid månadsslut.

Rapportera förfallna fordringar och kunder med återkommande sena betalningar.

I ett litet företag kan ägaren sköta allt detta själv. I ett större företag är kundreskontra en egen roll på ekonomiavdelningen. Däremellan finns tillväxtbolagen, där arbetet kan växa snabbare än organisationen och där det är lätt att bevakningen och påminnelserna blir det som får vänta. Det är också det som kostar mest, eftersom varje dag en faktura ligger obevakad efter förfallodagen är en dag du finansierar kundens verksamhet.

Vad reskontran berättar om din kassa

Reskontran är inte bara ett register. Rätt läst är reskontran den tidigaste varning du får om företagets likviditet.

Det första du läser av är åldersstrukturen. Hur stor del av de öppna fordringarna har ännu inte förfallit, hur mycket är upp till 30 dagar försenat, hur mycket är 31 till 60 dagar, och hur mycket ligger längre bort? Ett företag där det mesta ligger i den första gruppen har en frisk reskontra. Växer de senare grupperna binder kundstocken mer pengar för varje månad, oavsett vad villkoren på fakturorna säger.

Det andra är mönstren per kund. Betalar en kund konsekvent på förfallodagen är det planerat och korrekt beteende. Betalar kunden konsekvent efter förfallodagen, eller först när en påminnelse kommer, är det en signal om kundens egen kassa, och den signalen syns i din reskontra långt före den syns någon annanstans. Hur du sedan mäter läget med nyckeltal, och var gränsen för god likviditet brukar dras, går vi igenom i guiden om likviditet i företag.

Det tredje är summan. Öppna fordringar är pengar du redan tjänat och redan betalat löner och material för. Ju större summan är i förhållande till månadens fakturering, desto längre betalar kunderna i genomsnitt, och desto mer av företagets kapital ligger i andras händer.

När reskontran binder mer pengar än kassan tål

Ett växande företag får en växande reskontra. Varje ny kund och varje större order lägger till fakturor att bevaka och pengar som väntar på ett datum. Arbetet med reskontran och pengarna som binds i den växer i takt med varandra, och till slut kräver båda en lösning.

Här finns två vägar vi kan hjälpa till med, och de löser olika problem.

Fakturaservice löser arbetet. Med vår fakturaservice fakturerar du som vanligt i ditt system, och vi tar över resten: vi skickar fakturan till din kund, bevakar betalningen, påminner och sköter kravhanteringen när det behövs. Du får betalt när din kund betalar, och inbetalningarna rapporterar vi tillbaka till ditt system så att din reskontra stämmer. Vi hämtar fakturorna via integrationen med Fortnox, Briox eller Tecta, eller via vår app, och sköter reskontran som en förlängning av din ekonomiavdelning. Det som ändras för dig är att bevakningen sker varje dag, och att dialogen med dina kunder förs av någon som representerar ditt varumärke i varje betalningskontakt. Eftersom fakturorna redan går via oss kan du dessutom välja att sälja dem när du behöver pengarna tidigare, till exempel inför semesterlönerna, och sedan gå tillbaka till enbart fakturaservice när behovet är över.

Fakturaköp löser pengarna. Med fakturaköp gör du om en tillgång du redan äger till pengar: du överlåter fakturan till oss, vi betalar ut fakturabeloppet minus avgiften och din kund betalar sedan till oss på förfallodagen. Fordran blir likvida medel direkt, och reskontran för de sålda fakturorna sköter vi som ägare. Vid fakturaköp med regress ligger risken för att kunden inte betalar kvar hos dig, och hos oss fungerar fakturabelåning på samma sätt. Den risken kan du flytta till oss med fakturaköp utan regress. Avgiften är då normalt något högre, eftersom obeståndsrisken ligger hos oss. Du väljer själv om det gäller enstaka fakturor eller hela reskontran löpande, vilket vi går igenom i guiden om att sälja fakturor.

Vilken väg som passar beror på vad reskontran visar. Är problemet att bevakningen halkar efter och att påminnelserna går ut för sent är det arbetet som ska lösas. Är problemet att pengarna binds för länge, för att betaltiderna i din bransch är långa, är det kapitalet som ska frigöras. Ofta är det båda, och då kan de två tjänsterna kombineras.

Hur du redovisar överlåtelsen av en faktura beror på upplägget, och det är en fråga för din redovisningskonsult.

Vi väljer aktivt

Innan vi tar över en fordran gör en handläggare en manuell kreditbedömning, och ibland blir svaret nej. Urvalet skyddar de företag som redan är kunder: när vi bara tar in fordringar vi kan stå bakom kan de behålla sin kontaktperson, och deras kunder möts av en professionell ton.

För dig som har ordning i din reskontra betyder det att underlaget redan finns. En reskontra där varje faktura går att följa från utskick till betalning gör att ett samarbete kan börja utan att du behöver bygga något nytt. Att vi är registrerade hos Finansinspektionen kan du kontrollera i Finansinspektionens företagsregister.

Vill du veta hur din reskontra skulle se ut med oss som partner tar du med dig en lista över dina öppna fordringar när du blir kund. Din kontaktperson går igenom den tillsammans med dig, med utgångspunkt i hur ni fakturerar i dag.

Vanliga frågor om kundreskontra

Vad menas med kundreskontra?

Kundreskontra är företagets förteckning över alla kundfakturor: vilka som är skickade, betalda, obetalda och förfallna, med belopp, förfallodag och uppgifter om varje kund. Den är en sidoordnad del av bokföringen och visar vem som är skyldig företaget pengar.

Vad betyder ordet reskontra?

Ordet kommer från italienskans riscontro, som betyder avstämning eller kollationering. En reskontra är alltså en förteckning som gör det möjligt att stämma av vad som är fakturerat mot vad som är betalt.

Vad är skillnaden mellan kundreskontra och leverantörsreskontra?

Kundreskontran visar pengar som kunderna är skyldiga dig, alltså dina skickade fakturor. Leverantörsreskontran visar pengar du är skyldig dina leverantörer, alltså mottagna fakturor. Den ena styr inbetalningarna, den andra utbetalningarna.

Måste man ha en kundreskontra?

Den som driver näringsverksamhet är bokföringsskyldig och ska bokföra alla affärshändelser löpande, med fakturan som verifikation. I praktiken har varje företag som skickar fakturor därför en kundreskontra, i ett program eller i en enkel lista. Hur den formellt ska föras i din bokföring avgör din redovisningskonsult.

Vad heter kundreskontra på engelska?

Kundreskontra heter accounts receivable på engelska, ofta förkortat AR. Leverantörsreskontra heter accounts payable, AP.

Vilka arbetsuppgifter ingår i kundreskontra?

Att registrera fakturor, matcha inbetalningar mot rätt faktura, bevaka förfallodagar, skicka påminnelser, hantera kundernas frågor om fakturor, rätta och kreditera vid fel, stämma av mot bokföringen och rapportera vilka fordringar som är förfallna.

Hur ofta ska kundreskontran stämmas av?

Matcha inbetalningar varje bankdag så att påminnelser aldrig går till kunder som redan betalat. Gå igenom förfallna fakturor varje vecka och stäm av hela reskontran mot bokföringen vid varje månadsslut.

Kan någon annan sköta kundreskontran åt mig?

Ja. Med vår fakturaservice skickar vi fakturorna, bevakar betalningarna och sköter påminnelser och kravhantering, och du får betalt när din kund betalar. Väljer du fakturaköp tar vi över fakturan helt och sköter reskontran för den som ägare.

Om Finansia

Vi sköter fakturor, påminnelser och reskontra åt företag som vill lämna den delen av ekonomin till någon annan. Finansia är ett svenskt factoringbolag med säte i Karlskrona som har varit verksamt sedan 2012 och är registrerat hos Finansinspektionen. Vi har utsetts till Di Gasell-företag tre år i rad, och på Trustpilot ger kunderna oss 4,7 av 5 och nämner ofta sin personliga kontaktperson vid namn.