Fakturaservice innebär att någon annan sköter allt som händer med dina kundfakturor efter att du har skapat dem: utskicket, bevakningen av förfallodagen, påminnelserna och kravhanteringen om kunden inte betalar. Du fakturerar som vanligt i ditt eget system, och vi tar det därifrån. Din kund betalar till oss, vi för pengarna vidare till dig och rapporterar inbetalningarna tillbaka, så du får betalt när din kund betalar.
Till stor del är det administration. Men den som sköter uppföljningen av dina fakturor talar också med dina kunder om pengar, i ditt namn, och det gör valet av motpart till något mer än en kostnadsfråga. I den här guiden går vi igenom vad fakturaservice är, hur flödet ser ut steg för steg, vilka system det fungerar med, vad det kostar, vad som händer när en kund inte betalar och hur fakturaservice skiljer sig från fakturaköp.
Vad är fakturaservice?
Fakturaservice är en tjänst där ett externt bolag tar över arbetet med ett företags kundfakturor. Vi på Finansia skickar fakturan på det sätt du och din kund vill ha den, via brev, e-post eller e-faktura. Vi bevakar att betalningen kommer in i tid, påminner när den inte gör det och tar ärendet vidare om det behövs.
Fakturorna säljs inte. Din kund betalar till oss, och vi för pengarna vidare till dig, men du får inget förskott: pengarna kommer när kunden betalar. Skillnaden mot att sköta det själv är att arbetet runt fakturan inte längre ligger på företaget.
Det är lätt att blanda ihop fakturaservice med ett faktureringsprogram. Programmet hjälper dig att skapa fakturan. Fakturaservice tar hand om det som kommer efteråt: att fakturan når rätt mottagare i rätt format, att någon håller koll på förfallodagen och att någon följer upp när pengarna uteblir.
Varför lägga ut fakturahanteringen?
Det första skälet är tiden. Varje faktura ska bevakas fram till förfallodagen, stämmas av mot inbetalningen och följas upp om den blir sen. För ett företag som skickar några fakturor i månaden kan just de ta mycket tid i förhållande till beloppen. Ett företag som skickar många får ett eget arbete av uppföljningen, och det arbetet tar tid från försäljning och leverans.
Det andra skälet är tonen. En påminnelse som går ut en bestämd dag, med en saklig och respektfull formulering, gör något annat för kundrelationen än ett samtal som kommer när någon på kontoret hinner. När rutinen ligger hos oss ser den likadan ut varje gång, oavsett hur din vecka ser ut.
Det tredje skälet är överblicken. När inbetalningarna rapporteras tillbaka till dig vet du vilka fakturor som är betalda och vilka som fortfarande ligger ute, utan att stämma av kontoutdraget rad för rad. Hur inbetalningarna ska bokföras stämmer du av med din redovisningskonsult.
Så fungerar fakturaservice steg för steg
Flödet har fem steg. Du gör det första, vi tar resten.
1. Du fakturerar i ditt eget system
Du skapar fakturan som vanligt. Arbetar du i Fortnox, Briox eller fastighetssystemet Tecta hämtar vi fakturorna via integrationen. Använder du ett annat system skickar du fakturorna till en e-postadress där vår inläsning tolkar dem automatiskt, eller laddar upp dem i vår app.
2. Vi skickar fakturan
Vi skickar fakturan på det sätt du och din kund har kommit överens om: brev, e-post eller e-faktura. Kontrollera att fakturan innehåller de uppgifter som krävs innan du skickar den till oss, så att din kund kan godkänna den utan att återkomma med frågor.
Betaltiden sätter du själv, och den följer med fakturan till oss. Enligt räntelagen gäller 30 dagar som huvudregel mellan företag, och en längre betaltid förutsätter att du som fakturerar uttryckligen har godkänt den. Reglerna och hur villkoren kan förhandlas finns samlade i guiden om betalningsvillkor på faktura.
3. Vi bevakar betalningen
Fram till förfallodagen händer inget synligt. Vi följer varje faktura, och när din kund betalar kommer pengarna in till oss. Vi för dem vidare till dig och rapporterar inbetalningen tillbaka, så att du ser vad som är betalt.
4. Vi påminner när betalningen dröjer
Kommer betalningen inte på förfallodagen skickar vi en påminnelse. Den är skriven så att kunden förstår vad som gäller och kan betala utan att relationen tar skada. Betalar kunden efter påminnelsen är ärendet avslutat, och vi för pengarna vidare och rapporterar inbetalningen tillbaka till dig som vanligt.
5. Vi tar ärendet vidare om det behövs
Betalar kunden ändå inte skickar vi inkassokrav och ansöker vid behov om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Varje steg tar vi i ditt namn och med samma ton som påminnelsen.
Vilka system fungerar fakturaservice med?
Vi har integrationer mot Fortnox, Briox och fastighetssystemet Tecta. Med en integration hämtar vi fakturan direkt från ditt system, så att du inte registrerar något två gånger och inte behöver exportera filer.
Fakturan kan gå ut på tre sätt: som brev, som pdf i e-post eller som e-faktura. En e-faktura är en faktura i ett strukturerat format som kundens ekonomisystem läser in direkt, vilket gör att den hamnar i rätt attestflöde hos kunden utan att någon behöver registrera den för hand. Vilket format som passar beror på vad din kund tar emot, och det bestämmer du och kunden tillsammans.
Använder du ett annat ekonomisystem än de tre finns två vägar. Du kan skicka fakturorna till en e-postadress, där vår inläsning tolkar dem automatiskt, eller ladda upp dem i appen. Båda vägarna leder till samma flöde: vi skickar, bevakar och följer upp.
Att fakturorna går via oss har också en annan fördel. De finns redan på plats den dag du vill göra något mer med dem, till exempel sälja en av dem för att få pengarna tidigare. Det återkommer vi till längre ned.
Vad kostar fakturaservice?
Priset anpassas efter hur många fakturor du skickar och hur de skickas. E-post och e-faktura kostar mindre än brev. Du berättar kort om företaget, hur många fakturor du skickar per månad och vilket ekonomisystem du använder, och får sedan ett kostnadsförslag. Kostnadsförslaget är kostnadsfritt och utan förbindelse.
Moms tillkommer på avgiften. För ett momsregistrerat företag är den avdragsgill som ingående moms, enligt Skatteverkets regler om moms för företag.
När du jämför priset är det värt att räkna på vad uppföljningen kostar dig i dag. Tiden för bevakning och påminnelser syns sällan som en egen rad i budgeten. Den syns i stället som timmar som inte går till kunduppdrag, och som betalningar som kommer in senare än de hade behövt.
Vad händer när en kund inte betalar?
Då tar vi hand om kravhanteringen, från påminnelse till Kronofogden. Vi påminner, skickar inkassokrav och ansöker vid behov om betalningsföreläggande, med en saklig och respektfull ton mot din kund i varje steg.
Lagen sätter tak för vad varje steg får kosta. En påminnelseavgift är högst 60 kronor och förutsätter att avgiften avtalats senast när skulden uppkom. Ett inkassokrav är högst 180 kronor och kräver inget avtal. Mellan företag finns dessutom en förseningsersättning på 450 kronor, och då får avgifterna för påminnelse och inkassokrav tas ut bara till den del de tillsammans överstiger 450 kronor.
Påminnelseavgift, inkassoersättning och dröjsmålsränta betalas av din kund, inte av dig. Hur de fördelas mellan dig och oss framgår av avtalet.
Går ärendet vidare till Kronofogden är ansökningsavgiften för betalningsföreläggande 300 kronor, och ersättningen för eget arbete med ansökan är högst 380 kronor. Kronofogden skickar kravet till din kund, och om kunden inte invänder fattar myndigheten ett beslut om att kravet ska betalas.
Det viktiga i det här skedet är sällan avgifterna. Det viktiga är att ärendet drivs med samma rutin varje gång, så att kunden vet vad som gäller och beslutet om nästa steg redan är fattat. Tiden som annars går till sena fakturor kan läggas på kunderna som betalar i tid.
Fakturaservice eller fakturaköp?
Skillnaden ligger i när pengarna kommer. Med fakturaservice får du betalt när din kund betalar. Vid fakturaköp säljer du fakturan till oss och får pengarna innan kunden har betalat.
Vid fakturaköp med regress betalar vi ut hela beloppet minus avgiften. Vid fakturaköp utan regress betalar vi ut 90 procent direkt, och resterande tio procent är en självrisk som du får när din kund har betalat och som du inte får ut om fakturan aldrig blir betald. Utan regress är avgiften normalt något högre, eftersom vi i det upplägget tar kreditrisken om kunden hamnar på obestånd. Fakturabelåning är hos oss samma tjänst som fakturaköp med regress. Kravhanteringen ingår i alla upplägg, liksom bevakning och påminnelser, precis som i fakturaservice.
Du behöver inte välja en gång för alla. Fakturorna går redan via oss, så den månad du behöver pengarna tidigare, till exempel inför semesterlönerna, kan du sälja just de fakturorna och sedan fortsätta med enbart fakturaservice. Läs mer om skillnaden mellan fakturaköp med och utan regress.
Passar fakturaservice ditt företag?
Ja, om du vill lägga mindre tid på att följa upp dina fakturor. Tjänsten anpassas efter volymen, så den fungerar både när du skickar ett fåtal fakturor i månaden och när du skickar många. För ett mindre företag kan de få fakturorna ta mycket tid i förhållande till beloppen. För ett större företag handlar det mer om att uppföljningen ska fungera likadant oavsett vem på kontoret som har tid.
Gäller behovet egentligen pengarna snarare än tiden passar fakturaköp bättre. Väntar du regelbundet på inbetalningar för att kunna betala löner och leverantörer är det fakturaköp du behöver, inte bara någon som bevakar förfallodagen. Vi säger det hellre i det första samtalet än efter att du har kommit igång.
Vem talar med din kund?
Det är den fråga som väger tyngst när du lägger ut fakturahanteringen. Den som skickar dina påminnelser representerar ditt företag i en situation där det redan finns en viss spänning. En kund som får en korrekt och vänlig påminnelse uppfattar dig som ordentlig. En kund som får ett hårt formulerat krav för en faktura som hamnat fel uppfattar något annat.
Därför arbetar vi med en kontaktperson som känner din verksamhet och som du ringer direkt. Har din kund frågor om en faktura svarar vi, och behöver något stämmas av med dig gör vi det innan ärendet går vidare. Målet är att kunden ska märka att fakturan sköts ordentligt.
Det gäller särskilt kunder som betalar sent av andra skäl än betalningsförmåga: en faktura som fastnat i en attestkedja, en ny kontaktperson på ekonomiavdelningen eller en adress som inte uppdaterats. I sådana fall är en vänlig påminnelse med rätt uppgifter det som behövs, och det är den sortens uppföljning som håller relationen intakt.
Vi väljer aktivt
Att sköta någon annans fakturor är ett förtroendeuppdrag, och vi tar inte varje uppdrag vi får förfrågan om. Vi säger ja när vi kan hantera dina kunder på det sätt du själv hade gjort, och vi säger till tidigt när ett upplägg inte passar.
Det urvalet är vad som gör det möjligt att ge varje kund samma kontaktperson år efter år och en jämn ton i varje påminnelse. Ett bolag som tar in alla uppdrag måste förr eller senare prioritera bland dem, och den prioriteringen märks först hos dina kunder.
Vanliga frågor om fakturaservice
Vad är fakturaservice?
Fakturaservice är en tjänst där ett externt bolag tar över arbetet med dina kundfakturor. Vi skickar fakturan via brev, e-post eller e-faktura, bevakar betalningen, påminner och tar ärendet vidare om det behövs.
Vad ingår i fakturaservice?
Utskick av fakturan, bevakning av förfallodagen, återrapportering av inbetalningarna, påminnelser, inkassokrav och vid behov ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Vad kostar fakturaservice?
Priset anpassas efter hur många fakturor du skickar och hur de skickas. E-post och e-faktura kostar mindre än brev. Kostnadsförslaget är kostnadsfritt och utan förbindelse, och moms tillkommer på avgiften.
Får jag pengarna innan kunden betalar?
Nej, med fakturaservice får du betalt när din kund betalar. Kunden betalar till oss och vi för pengarna vidare till dig. Vill du ha pengarna tidigare säljer du fakturan till oss genom fakturaköp.
Vilka system fungerar med fakturaservice?
Vi har integrationer mot Fortnox, Briox och fastighetssystemet Tecta. Använder du ett annat system skickar du fakturorna till en e-postadress där vår inläsning tolkar dem, eller laddar upp dem i appen.
Vad händer om min kund inte betalar?
Då tar vi hand om uppföljningen. Vi påminner, skickar inkassokrav och ansöker vid behov om betalningsföreläggande hos Kronofogden, med en saklig och respektfull ton mot din kund i varje steg.
Kan jag sälja fakturor när jag har fakturaservice?
Ja. Fakturorna går redan via oss, så du kan sälja dem när du behöver pengarna tidigare och sedan fortsätta med enbart fakturaservice.
Passar fakturaservice små företag?
Ja. Skickar du bara några fakturor i månaden kan de ta mycket tid i förhållande till beloppen, och tjänsten anpassas efter din volym.
Om Finansia
Fakturaservice är en av fyra tjänster vi erbjuder, tillsammans med fakturaköp, fakturabelåning och kravhantering. Finansia, med säte i Karlskrona, är ett svenskt factoringbolag som har funnits sedan 2012 och är registrerat hos Finansinspektionen. Vi har varit Di Gasell-företag tre år i rad, och på Trustpilot ger kunderna oss 4,7 av 5, ofta med sin personliga kontaktperson nämnd vid namn.
Läs mer
Läs mer om vår fakturaservice, om vad fakturaköp är och om kravhantering. Vill du ha ett kostnadsförslag berättar du hur ni fakturerar i dag när du blir kund.
