EDI - Finansia

Ny lag på elektronisk fakturering 1 April 2019

Brukar du skicka fakturor till kommun, landsting eller andra inom den offentliga sektorn? Nu kommer kravet på elektronisk fakturering (e-faktura). Här berättar vi vad som gäller och vad man ska tänka på inför den nya lagen.

Vad säger lagen?

”I denna lag finns bestämmelser om elektroniska fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna eller lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner.Bestämmelser om faktureringsskyldighet och en fakturas innehåll finns i mervärdesskattelagen (1994:200).”

Finansia översätter: Med andra ord behöver du från 1 april 2019 skicka e-fakturor till alla dina kunder inom den offentliga sektorn.

Vad är en e-faktura?

Enligt EU-direktivet 2014 beskrivs e-fakturor som ”en faktura som utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.”

Finansia översätter: Fakturering där det du ska fakturera görs om till data och skickas mellan två fakturasystem. E-faktura är inte samma som en .pdf-faktura som är en digital bild av en traditionell pappersfaktura. E-fakturor är mer säkert och kan bara skickas mellan fakturasystem.

Hur skickar jag e-fakturor?

Det gör du bara via ett faktureringssystem.
Du kan alltså inte skicka en e-faktura med e-post – oavsett format. Har du inte ett fakturasystem behöver du hitta ett som passar dig.
Därefter behöver du få lite uppgifter från din kund – mer specifikt deras GLN-nummer.

Hos Finansia kan du skicka e-fakturor utan kostnad. Skapa ett kostnadsfritt konto redan idag
Givetvis följer vi den godkända europeiska standaren av e-fakturering (standarden heter PEPPOL).

Kan jag inte bara skicka .pdf-fakturor via e-post?

Kort svar: Nej, det kan du tyvärr inte.

Längre svar: En pdf-faktura är egentligen bara en digital bild av en faktura. Väldigt enkelt för en människa att läsa men svårt för ett system att läsa av automatiskt. Dessutom räknas inte .pdf-fakturor som elektronisk faktura.

En liten ordlista

e-faktura = faktura i ett helt elektroniskt format och är det mest säkra sättet att fakturera.
EDI-faktura = samma som e-faktura.
.pdf-faktura = Ett digitalt format på en klassisk faktura
GLN = referensnummer som är unikt för varje fakturamottagare. Du får alltid GLN-numret av din kund.
Offentliga sektorn = vård och omsorg, utbildning, rättsväsende, försvarsmakten, kollektivtrafik och infrastruktur